Il software gestionale myEsperto Presenze è studiato per assolvere agli adempimenti della normativa riferita al “Libro Unico del Lavoro” (L. 133 6-Ago-2008), di semplice utilizzo e dotato di tutti i meccanismi necessari per facilitare la registrazione dei dati relativi alle presenze dei dipendenti e consentire la produzione della documentazione necessaria all’assolvimento degli obblighi legislativi. Può fruire del collegamento con strumenti elettronici di rilevazione delle presenze (Terminali a Tastiera, Terminali di lettura con tessera di prossimità, ecc.).
È in grado di esportare i dati registrati (in Formato Excel, CSV, XML, ecc.) a favore di software esterni per l’elaborazione dei conteggi di paghe e stipendi; può essere equipaggiato da un modulo opzionale capace di associare le presenze dei dipendenti ad attività economiche aziendali (centri di costo). Queste, ed altre funzionalità, ne fanno un prodotto moderno ed elastico, capace di trasformare un impegnativo obbligo normativo in una significativa opportunità di miglioramento gestionale.

Tre sono le modalità di utilizzo della procedura:

1.Utilizzo di un rilevatore di presenze (fornito su richiesta). E’ funzionante con la tecnica della “tessera a prossimità”. Con questa tecnica, ogni dipendente avrà un badge magnetico che utilizzerà sia al momento dell’ingresso che in quello dell’uscita. Il software si occuperà di memorizzare tali eventi calcolando in automatico le ore ordinarie, straordinarie e le eventuali assenze (permessi, ferie, mutua, ecc.)
2.Utilizzo di un semplice e rapido strumento software per inserire le ore di una settimana o di un mese intero (senza l’ausilio del rilevatore sopra indicato o come soluzione complementare)
3.Inserimento manuale degli orari di ingresso e di uscita di ciascun dipendente giorno per giorno, con possibilità di modificare i dati inseriti anche se provenienti da uno dei sistemi automatici sopra indicati.

Caratteristiche della procedura

• Tenuta di una completa Anagrafica dipendenti, su cui saranno memorizzate informazioni quali numero di matricola, qualifica e livello, data assunzione, posizione Inail, ecc.
• Gestione di Gruppi Orari, per consentire più rapidi automatismi di inserimento che propongano, senza bisogno di inserimenti ripetitivi, i dati abituali.
• Automatismo denominato Gestione Giustificativi, studiato per gestire le modalità con cui riconoscere e calcolare ore di lavoro ordinario, straordinario, permessi, ferie, malattia, ecc.
• Automatismo denominato Gestione Festività, capace di associare in modo automatico ed in assenza di differenti indicazioni il giustificativo Festivo in caso di assenza
• Gestione degli arrotondamenti: questa consente di scegliere le modalità con cui procedere ad eventuali arrotondamenti degli orari di presenza, sia per eccesso che per difetto, con soglie definibili dall’utente (15 minuti, 30 minuti ecc.)
• Automatismo denominato Gestione Tolleranza, per impostare gli scaglioni di arrotondamento in modo automatico a seconda dell’impostazione dettata in fase di configurazione.
• Calcolo automatico delle ore di lavoro abbinate ad un determinato Giustificativo, in base al Gruppo Orario a cui è associato lo specifico dipendente.
• Stampa Mensile delle ore di presenza, suddivisa per dipendente, con indicazione delle ore totali per giorno con relativo giustificativo (progettata per essere inviata all’eventuale consulente Paghe e Contributi per il calcolo delle retribuzioni)
• Stampa settimanale o mensile con l’evidenza dei vari passaggi giornalieri (entrate ed uscite) di ogni dipendente

Modulo opzionale myEsperto Analitica

Al software gestionale myEsperto Presenze è possibile abbinare il modulo opzionale denominato myEsperto Analitica. L’aggiunta di tale modulo consente di attivare una funzione capace di ospitare, unitamente alle informazioni relative alle Presenze dei Dipendenti, anche l’indicazione di un “Centro Economico Aziendale” in capo al quale debbano essere messi a consuntivo i valori del lavoro svolto da ogni specifico addetto. Il “Centro Economico” può essere considerato alla stregua di una “Tipologia di Attività”, di un “Cantiere”, di un “Centro di Costo o di Ricavo, o quant’altro dovesse rendersi utile e conforme alle caratteristiche aziendali. Assegnando, infine, un valore di “costo” per ogni singola risorsa (costo orario dipendente), si otterrà come risultato la totalizzazione dei costi del personale relativo a ciascun Centro Economico aziendale. In questa modalità  è possibile sfruttare i lettori bar code (forniti su richiesta) con quali i dipendenti nei reparti caricano le ore direttamente con i codici a barre stampati sui documenti interni di pianificazione delle attività interne (generabili dal modulo pianificazione produzione di Esperto) per  gli stati avanzamento della produzione. In questo caso oltre alla registrazione della presenza si registra, in tempo reale, quante ore il dipendente ha dedicato ad una certa attività produttiva/centro di costo.

Numerose sono le formulazioni disponibili per ottenere le diverse esposizioni dei risultati. 

• Generazione file presenze (progettato per il passaggio delle informazioni verso numerosi software di Gestione Paghe e Contributi forniti da terze parti), utile per l’eventuale spedizione telematica dei dati al consulente Paghe e Contributi per i conteggi delle retribuzioni e la redazione dei cedolini.
• Gestione delle Comunicazioni del personale: ogni utente collegato alla procedura (dipendente) può richiedere al responsabile del personale un permesso, un periodo di ferie o quant’altro utilizzando direttamente il software myEsperto Presenze. Il programma invierà un’e-mail con la richiesta effettuata. Il responsabile del personale autorizzerà o meno il dipendente il quale riceverà l’esito della risposta direttamente all’interno della procedura, con annessa e-mail di conferma
• Per gli utilizzatori del software di Gestione Aziendale Soluzione myEsperto, l’utilizzo del prodotto myEsperto Presenze risulterà completamente integrato alle funzioni amministrative e commerciali del gestionale.